Nieuws

Terug

Toepassing AVG binnen OLC

Tijdens de jaarvergadering op 20 april 2018 is er een uitgebreide presentatie gehouden met betrekking tot de ‘Algemene Verordening Gegevensbescherming’, kortweg AVG.

Daarbij is ook door het bestuur aan alle leden gevraagd om toestemming te verlenen aan OLC93 (1)  om gebruik te mogen maken van hun persoonsgegevens met een specifiek doel.

(1) OLC93 = haar leden, bestuur, secretariaat, diverse commissies zoals webredactie, Lopende Zaken, TC, sponsorcommissie, Springendalcommissie en gelegenheidscommissies.

 

Specifiek doel voor gebruik persoonsgegevens:

  1. Functies/taken binnen OLC kenbaar maken (bijv. commissies, trainers, bestuur);
  2. Informatie delen op het intranet d.m.v. OLC website, OLC facebookpagina (zoals foto’s, uitslagen, nieuws, artikelen, gastenboek, etc.);
  3. Informatie delen met leden en sponsoren via Lopende Zaken en Nieuwsbrieven;
  4. Specifieke zaken zoals kunnen bestellen / verstrekken / betalen nieuwe kleding of deelname aan activiteiten die door OLC georganiseerd worden.

Persoonsgegevens die gebruikt worden voor specifiek doel zijn:

  1. Naam, adres, telefoonnummer, email (doel 1 t/m 4);
  2. Geboortedatum / leeftijd (doel 2+3);
  3. Wedstrijduitslagen en persoonlijke records (hardlooptijden) (doel 2+3);
  4. Foto’s (doel 2+3);
  5. Kledingmaten (doel 4);
  6. IBAN bankrekeningnummer (doel 4).

Leden van OLC93 hebben tijdens de jaarvergadering op 20 april 2018 unaniem toestemming gegeven aan OLC93 voor het gebruik van haar persoonsgegevens zoals hier boven voor het specifieke doel genoemd. Daarbij hebben individuele leden altijd nog het recht om specifiek voor hem/haar de toestemming te weigeren door dit schriftelijk aan het bestuur kenbaar te maken. Ook is het altijd nog mogelijk om voor bepaalde zaken (bijv. een specifieke foto die geplaatst is op een website of een bepaalde hardloopuitslag van jouw) de toestemming expliciet (schriftelijk via het bestuur) te weigeren op ieder moment.

Aandachtspunt voor iedereen (!!!) binnen OLC93 dat persoonsgegevens dus ook alleen voor bovengenoemde specifieke doelen verzameld, verspreidt en gebruikt mogen worden. Voor andere specifieke doelen of doelgroepen waarvoor persoonsgegevens verzameld worden is het belangrijk om hiervoor expliciet toestemming te vragen aan de betrokken personen.

Waar het gaat om personen onder de 16 jaar is voor het verzamelen van hun persoonsgegevens zelfs toestemming nodig van de ouders. Organisaties moeten ook controleren of die toestemming daadwerkelijk is gegeven. Let dus op bij het plaatsen van bijvoorbeeld foto’s op de website dat hierop geen personen van jonger dan 16 jaar staan afgebeeld zonder toestemming van de ouders.

Iedereen is persoonlijk aansprakelijk bij overtreding van de AVG-wetgeving.

Korte toelichting op de AVG

Definitie

AVG is een afkorting voor de “Algemene Verordening gegevensbescherming”. De zogenaamde nieuwe privacy wetgeving welke is ingegaan op 25 mei 2018 en welke van toepassing voor iedereen in Europa. Deze wetgeving heeft als doel de persoonsgegevens van iedereen te beschermen.

Indien men (personen, bedrijven, instellingen, sportverenigingen, etc.) zich niet houdt aan deze wetgeving dan zijn (persoonlijke) boetes mogelijk tot 20 miljoen euro.

Persoonsgegevens zijn gegevens zoals naam, adres, telefoonnummer, emailadres, geboortedatum, geslacht, bankrekeningnummer, etc. Maar ook gegevens zoals foto’s, hardlooptijden, wedstrijduitslagen, kledingmaten, etc. Persoonsgegevens zijn alle denkbare gegevens waaruit men zou kunnen afleiden om wie het gaat.

De AVG gaat er daarbij dus vanuit dat niemand anders dan de persoon zelf mag beslissen of zijn of haar persoonlijke gegevens gedeeld mogen worden met anderen en/of in het openbaar.

 

Grondslagen binnen OLC om persoonsgegevens te mogen gebruiken / verzamelen

De AVG kent in het algemeen maximaal 6 grondslagen op basis waarvan persoonsgegevens mogen worden gebruikt / verzameld. Dat zijn:


 

In het geval van OLC93 mogen alleen op basis van de grondslag ‘met uitdrukkelijke toestemming van de gebruiker’ (voor een specifiek doel) en op basis van de grondslag ‘om een overeenkomst te kunnen uitvoeren’ (bijv. lidmaatschap) persoonsgegevens worden verzameld en gebruikt.

Dat zijn alle mogelijke persoonsgegevens van eigen leden maar ook die van sponsoren, vrijwilligers, deelnemers aan bijv. Springendalloop, etc.

 

De 5 rechten vanuit de AVG voor alle betrokkenen bij OLC

Iedereen die persoonsgegevens op enige wijze verstrekt aan OLC93 heeft vanuit de AVG-wetgeving het recht om controle uit te oefenen op de eigen persoonsgegevens. Dat betreft:

Op basis van de AVG-wet moet OLC93 dus vragen welke persoonsgegevens zij mag gebruiken. Hoe zij die mag gebruiken. Men moet toegang krijgen tot de eigen persoonsgegevens en deze op elk moment mogen laten verwijderen.

Wat moet OLC doen om te voldoen aan de AVG

De belangrijkste acties die nodig zijn binnen OLC93 om te voldoen aan de AVG zijn:

  1. Bewustwording bij alle leden t.a.v. de rechten en plichten m.b.t. de eigen maar ook de persoonsgegevens van anderen;
  2. Waarborgen van de 5 rechten van betrokkenen (inzage, wijziging, verwijdering, overdragen, informatie);
  3. In kaart brengen van verwerkingen van persoonsgegevens binnen OLC: overzicht;
  4. Risico’s in kaart brengen en beheersmaatregelen nemen voor borging privacy;
  5. Borgen dan alleen persoonsgegevens worden verwerkt die noodzakelijk zijn voor het specifieke doel en waar een ‘grondslag’ voor bestaat.

Welke persoonsgegeven gebruikt OLC93 nu nog meer

Naast de eerder genoemde persoonsgegevens die gebruikt worden voor een specifiek doel en waarop de OLC leden tijdens de jaarvergadering van 20 april 2018 toestemming hebben verleend (= grondslag) worden ook nog persoonsgegevens gebruikt met als grondslag de overeenkomst (= lidmaatschap).

Voor het lidmaatschap worden persoonsgegevens verzameld met als doel:

  1. Ledenregistratie te kunnen doen;
  2. Contributie te kunnen heffen;
  3. Leden te kunnen informeren en bereiken voor specifieke OLC aangelegenheden
    (zoals betalingsherinnering sturen, uitnodigen voor vergaderingen, informeren over activiteiten en trainingsschema’s, kenbaar maken commissies en bestuur, vrijwilligerslijst t.b.v. activiteiten, uitnodigingen voor specifieke app-groep, etc.   >> veelal via nieuwsbrief, lopende zaken, website, email of app)

De persoonsgegevens die gebruikt worden op basis van de overeenkomst zijn:

  1. Naam en adres (doel 1 t/m 3);
  2. Geboortedatum (doel 1);
  3. Telefoonnummer (doel 3);
  4. Email adres (doel 3);
  5. IBAN bankrekeningnummer (doel 2)

Voor verdere vragen over de AVG of het gebruik of misbruik van persoonsgegevens kunt u zich wenden tot het bestuur van OLC93.

Toepassing AVG binnen OLC